Comunicazione interna-esterna Comunicazione interna-esterna

Il tribunale intende sviluppare un progetto per l’istituzione di un ufficio stampa o più in generale di un ufficio per la comunicazione interna ed esterna.

Si tratta anzitutto di svolgere una ricerca per verificare come le migliori istituzioni pubbliche abbiano affrontato il tema della comunicazione alla collettività di riferimento della propria organizzazione, dell’attività svolta, dei risultati conseguiti, del modo di essere ordinario di un’istituzione giudiziaria. L’obiettivo è fondare giudizio del cittadino sul proprio ufficio giudiziario di prima istanza su dati attendibili.

Si pensa di costituire un gruppo di lavoro con la partecipazione di almeno un giornalista professionista che non sia impegnato con alcuna testata, che possa garantire assoluta indipendenza e sia disponibile a operare per sviluppare un’immagine positiva del tribunale e per illustrare al pubblico i contenuti effettivi e concreti dell’attività.

A questo primo obiettivo deve affiancarsi la realizzazione di una rete di comunicazione interna per rendere coloro che operano all’interno del tribunale consapevoli di ciò che accade nel contesto organizzativo, di cui devono sentirsi parte attraverso la diffusione delle informazioni e la partecipazione attiva alle scelte e alla decisione.

Come si legge nel sito della pubblica amministrazione: “La comunicazione interna è un processo complesso che mira a costituire una rete di canali di comunicazione per agevolare la circolazione di informazioni di qualsiasi natura, indirizzati al pubblico interno, ovvero dipendenti e collaboratori. Costruire un sistema di comunicazione interna risulta funzionale sia all’attività produttiva dell’organizzazione, sia alla dimensione del clima interno, che tendenzialmente tendono a migliorare grazie ad un flusso di informazioni di qualità comunicato capillarmente. Inoltre, la comunicazione interna ha un peso considerevole nell’immagine che l’ente offre di sé all’esterno: i dipendenti sono i primi promotori dell’ente, aspetto spesso sottovalutato o addirittura dimenticato.”

La costituzione di un efficiente ufficio comunicazione con l’ausilio di professionisti esterni che dovrebbero essere reclutati con forme e modalità tutte da analizzare, la ricerca di come altre istituzioni abbiano da tempo affrontato il problema della comunicazione e della presentazione al pubblico, al fine di recuperare le migliori prassi, la necessità di inserire in questo contesto un URP che abbia sia carattere di servizio ma anche attitudine a raccogliere informazioni su eventuali disservizi e a porre rimedio a mancate risposte e a lesione di diritti, sono elementi costituitivi del progetto.

L’idea è però di proseguire e ampliare gli spazi della comunicazione utilizzando tutti gli strumenti che la comunicazione sociale oggi offre.

Accanto al sito che andrà ampiamente utilizzato e migliorato in termini di comunicazione con l’utenza, occorre pensare se e come utilizzare altri strumenti, facendo tesoro delle esperienze di altre istituzioni equiparabili al tribunale, amministrazioni statali, università, comuni ecc.

L’idea è di curare l’immagine e la conoscenza del tribunale attraverso l’uso di strumenti digitali, svolgendo attraverso questi strumenti quel lavoro di “educazione civica” al modo di operare della giustizia che, pur rispettando le esigenze di riserbo e riservatezza, sia in grado di spiegare le ragioni delle scelte anche giurisdizionali, mantenendo ovviamente il dovuto distacco tra il giudice e chi chiede informazioni; in questa prospettiva il comunicatore ufficiale del tribunale deve rappresentare la giurisdizione senza coinvolgerla direttamente nel momento comunicativo.

In conclusione si tratta di realizzare un ufficio comunicazione che si occupi dei contenuti informativi del sito verso l’utenza non tecnica, che operi di concerto con l’URP quando sarà costituito, che verifichi la realizzabilità e relativa opportunità di un’intranet comunicativa, di una pagina facebook istituzionale, una pagina istagram e youtube, di un canale wa, di una newsletter, che realizzi video informativi, invio di messaggi, che realizzi guide informative e comunicati stampa. Il tutto con un approccio accattivante e amichevole.

Nell’ambito di una tale Area di comunicazione occorre sviluppare un piano della comunicazione per fornire all’esterno oltre che doverose informazioni di servizio anche informazioni sulla complessiva attività del tribunale – verificando previamente la legittimità della propalazione all’esterno, ma i principi di trasparenza amministrativa dovrebbero offrire risposte positive –, di tutto ciò che rappresenta il suo assetto organizzativo ( tabelle, dog piani, statistiche ), i servizi che rende e i risultati che raggiunge.

Non dovrebbe mancare la diffusione e divulgazione del complesso delle attività culturali e formative che il tribunale svolge o che si svolgono al suo interno, la diffusione di testi relazioni, comunicati.